Alquilar pantallas gigantes para eventos
- InfovavisualWorks
- 1 dic
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Los eventos son la oportunidad perfecta para que una marca brille, sin embargo, también comportan alto riesgo técnico. En esta guía rápida te muestra cómo elegir y alquilar pantallas gigantes sin sorpresas, asegurando que tu empresa se luzca en cada detalle.
Tipos de pantallas gigantes: LED modular vs. proyección láser
Tanto la tecnología LED modular como la proyección láser son dos soluciones de visualización excelentes. Sin embargo, decantarse por una u otra depende en gran medida de las características del evento.
El alquiler de una pantalla gigante LED es la mejor opción para acontecimientos en exterior, ya que es capaz de mantener el brillo incluso en los días más soleados. También es recomendable para interiores con mucha luz ambiente. Por el contrario, la proyección láser será más óptima en interiores con control de luz, donde el contenido requiere precisión (salas de conferencias, teatros y auditorios).
En términos económicos, las pantallas de proyección láser son más económicas y fáciles de montar. Esto las convierte en una buena alternativa para proyectos con presupuesto ajustado o para escenarios no demasiado grandes (de 3 a 8 m), ya que el público podrá observar la pantalla con calidad. No obstante, si se quiere proyectar a lo grande, lo mejor es el LED modular.
Claves técnicas que mandan (y no te cuentan)
Si el público no es capaz de ver el contenido de las pantallas con calidad, la función de instalar una pantalla en un evento habrá fallado. Estas son las características técnicas que has de tener en cuenta:
Pitch: es la distancia entre los píxeles de una pantalla LED. Funciona de la siguiente manera: cuanto más pequeño es el pitch, más nítida es la imagen.
Pitch bajo (1.9 - 2.6 mm): imagen fina, perfecta para un público cercano.
Pitch medio (3.9 - 4.8 mm)
Pitch alto (5.9 - 6.9 mm): útil para eventos en exterior o público lejano.
Brillo en nits: los nits son los encargados de medir la luz que emite la pantalla. A mayor nits, mejor visibilidad en luz clara. Para proyecciones indoor servirán de 800 a 1.500 nits, sin embargo, para los outdoor se tendrá que aumentar de 4.000 - 6.000.
HDR/escala de grises: el HDR permite mostrar más rango de luz.
Frecuencia de refresco para cámaras: es la velocidad a la que la pantalla actualiza su imagen. Se considera aceptable a partir de 1920 Hz.
Tamaños, rigging y seguridad
La gestión puede ser laboriosa y hay muchas cosas a tener en cuenta para que el resultado final sea seguro y viable. Estas son las cosas que se deben tener en cuenta antes de alquilar una pantalla gigante para eventos:
Altura/anchura recomendada por aforo: Al final, el tamaño de la pantalla en eventos dependerá de cómo de grande es el local, es decir, cuán lejos estará la última fila.
Carga de estructura y viento: en eventos al aire libre hay que tener en cuenta que el viento puede jugar una mala pasada a la instalación de pantallas. Por ello, no se recomienda colgar estructuras sin certificado o sin un técnico autorizado.
Plan de evacuación visual y posiciones de emergencia: en ningún momento la instalación de una pantalla puede bloquear las rutas de emergencia.
Conectividad y contenidos
Llegados a este punto, la conectividad de un evento depende de tres factores: resolución, mezcla de fuentes y latencia.
Resolución y escalado: las pantallas LED rara vez coinciden con las dimensiones de 1080p, por eso, se necesitan escaladores profesionales para adaptar correctamente la imagen. Por otro lado, se recomiendan pantallas 4K cuando la proyección tenga que ser muy detallada.
Mezcla de fuentes: un evento no necesita de una misma fuente, sino que acaba siendo la combinación de cámaras, vídeos producidos, los gráficos del realizador, ordenadores potentes o keynotes. Los contenidos deben generarse a la misma frecuencia y formato para evitar parpadeos.
Reproductores: son los programas que lanzan los vídeos durante el evento, deben ser profesionales para que no se congelen en mitad de la proyección.
Conmutación: permite el cambio de fuentes sin que se note.
Latencia: la latencia es el retraso entre lo que ocurre y lo que ves en la pantalla.
Sonido e iluminación: por qué condicionan la pantalla
En un evento, el sonido y la iluminación son las dos herramientas con las que potenciar el alcance del mensaje. Por lo tanto, se debe manejar con precisión:
Un mal diseño de la iluminación puede hacer que la inversión en calidad de la pantalla no sirva para nada. Se debe controlar a la perfección la caída del foco de luz (spill de luz), que el contraste con el escenario no lo haga desaparecer y que incluso en la última fila puedan leer los textos proyectados.
El sonido debe estar perfectamente coordinado con la imagen para no generar distracciones. Por ejemplo, en ponencias o conciertos de música en directo esa sensación de desajuste producirá fatiga en el público.
Costes orientativos y variables que inflan el presupuesto
El presupuesto de la instalación de pantallas en eventos se encarece por estos factores:
Días de montaje y operación: cada jornada adicional implica el alquiler extra del equipo.
Técnicos y regiduría: el precio aumenta con la contratación de más equipo.
Transporte y pernocta: desplazar el material voluminoso puede ser costoso, al igual que cubrir los costes de hotel y dietas del equipo
Permisos y seguros: los seguros de responsabilidad son un incremento del presupuesto indispensable para garantizar la seguridad del evento.
Checklists express antes de alquilar
Por todas estas razones, antes de contratar cualquier alquiler técnico, es imprescindible revisar estos puntos clave:
Venue y potencias eléctricas: ubicación de las fuentes de energía y su potencia.
Planos y puntos de anclaje: ver sobre el plano los puntos y distribuir las pantallas.
Señales de cámara/realización: definir las condiciones técnicas necesarias con las que se tiene que trabajar para asegurar la calidad.
Copy, brand assets y tiempos de revisión: crear el material que se proyectará.
Madrid y exterior: normativa y extras
Para eventos en Madrid y en exterior, hay requisitos y extras técnicos que debes prever para evitar sanciones, fallos y paradas inesperadas.
Sonometría: las limitaciones de ruido exigidas por el ayuntamiento normalmente necesitan una sonometría oficial
Ocupación de la vía pública: es necesario pedir el permiso de ocupación para eventos en la vía pública.
Generadores: montar puntos eléctricos para tener suficiente potencia.
Back-up de media y redundancias: para los eventos en directo, hay que prevenir y contar con dos versiones de los contenidos por si algún archivo está dañado.
Mejor que solo alquilar: Infova Visual Works te lleva la realización completa
Como has visto, la organización técnica de un evento con pantallas requiere mucha preparación. En Infova Visual Works estamos a tu disposición, nuestro equipo se encargará de la dirección técnica. Con nuestros equipos multicámara y de mezcla en directo del contenidos y la grabación integral del evento garantizará que la pantalla luzca… y el evento también. ¿Hablamos?
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